CITAS
El talento es algo bastante corriente. No escasea la inteligencia, sino la constancia. - Doris Lessing

La virtud de saber delegar

  • – Artículo de Aritz Urresti, CEO de goalboxes, experto en Productividad, conferenciante, creador del exclusivo y patentado Método de Las Cajitas ® y autor del libro Las Cajitas del Éxito.

Saber delegar no siempre es fácil, pero sí que es algo imprescindible para mejorar nuestro rendimiento y productividad a medida que vamos creciendo profesionalmente. Para conseguirlo de forma óptima, primero debemos derribar las barreras mentales que muchas veces no nos dejan ver que necesitamos apoyo. Ni tampoco en qué campos sería más interesante requerirlo.

El miedo y la desconfianza son malos consejeros, nos hacen elucubrar que nunca encontraremos personas válidas que nos liberarán de ciertas tareas, que solo nosotros somos capaces de ejecutarlas de forma óptima. Sin embargo, si queremos que nuestros proyectos crezcan, necesitaremos más tiempo para focalizarnos en lo que yo llamo tareas de Alta Rentabilidad, que son las que mayores beneficios le dan a nuestra empresa: captar clientes, cerrar acuerdos…

Y para ello necesitamos un equipo de trabajo que nos libere de determinadas tareas menos enfocadas a las metas a lograr, esas que nos roban minutos preciosos para fomentar el crecimiento de la empresa pero que son necesarias para su correcto funcionamiento. Por ejemplo, las labores puramente administrativas o el apoyo digital y tecnológico. En este periplo también debemos asumir que no somos perfectos en todo, y que podemos añadir a nuestro equipo a aquellos profesionales que puedan darnos soporte en otras tareas de alta rentabilidad que a nosotros no se nos dan bien.

Una vez eliminadas las dudas, y habiendo tomado la decisión firme y convencida de que nuestra empresa necesita nuevos apoyos, es momento de lanzarnos a buscar a los miembros perfectos para nuestro equipo. ¿Cómo? Para empezar, hay que definir bien las tareas a delegar: cuáles son exactamente y cuánto tiempo llevaría realizar cada una de ellas, principalmente. Si ya contamos con un equipo previo, es importante reflexionar si tenemos en nuestro barco a alguien que sepa realizar de forma óptima esa tarea para ofrecerle el puesto previamente, o si se podría repartir entre varios de nuestros empleados.

Una vez hecho esto, nos toca definir con precisión el perfil perfecto para llevar a cabo esas tareas. No sólo para evitar perder nuestro valioso tiempo con entrevistas que no van a llevar a ninguna parte. Esto se consigue reflexionando en primera instancia sobre las metas semanales que le vamos a marcar a nuestro nuevo fichaje, algo con lo que, por otra parte, podremos determinar su nivel de productividad una vez incorporado.

Por ejemplo, si lo que queremos es que la persona en cuestión logre realizar ocho visitas a posibles clientes y tres facturas a la semana, está claro que necesitamos a alguien con un perfil muy extrovertido que sea capaz de coger el teléfono con total naturalidad. Pero si lo que queremos es realizar puro papeleo, conformar 200 facturas y 300 presupuestos, debemos encontrar a un experto en Excell, contabilidad y administración.

A la hora de hablar con el candidato al puesto, hay que hacerle entender en qué va a consistir el trabajo de forma clara y concreta para evitar malentendidos en el futuro: su horario, sus labores, su sueldo… No es lo mismo decir “tienes que hacer facturas” que “tienes que hacer cinco facturas en una semana”. Cuanto más información aportemos, más sincera será la respuesta del candidato y su nivel de compromiso con el proyecto. Además, asociando esas metas semanales de las que antes hablábamos conseguimos que la delegacion de tareas tenga mucho más sentido y que la persona que se una a nuestro equipo lo asuma con mayor profundidad, algo que la hará más productiva.

Una vez tomada la decisión e incorporado el nuevo miembro a nuestra tripulación, es importante realizar en conjunto una medición de las metas logradas semanalmente. Es decir, darle una formación inicial, ofrecerle toda la ayuda que necesite, despejar sus dudas y analizar sus logros cada siete días. De esta manera podemos observar sus avances y los resultados que vaya obteniendo, e implantar acciones de mejora si fuesen necesarias para afrontar la semana siguiente.

Esas acciones de mejora son la clave para una buena delegación, imprescindibles para reparar posibles desvíos. Por tanto, deben pasar a nuestra agenda y cumplirse de forma rigurosa, tanto por nuestra parte como por la de la persona en formación.

En definitiva, saber delegar tareas y dar con los perfiles adecuados para realizarlas son pasos de gigante en el largo camino del liderazgo. No llegar a este punto nos hará menos productivos y, probablemente, servirá para que cualquier negocio que emprendamos fracase.

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